Grafton Slovakia: Open space? Radšej oddelené menšie tímy

Bratislava 23. januára 2019 - Zamestnávatelia intuitívne predpokladajú, že pracoviská typu open space zvyšujú efektivitu, prospievajú toku informácií a utužujú kolektív. Viaceré štúdie však signalizujú pravý opak. Personalistka dokonca upozorňuje, že veľký spoločný priestor je u niektorých kandidátov rozhodujúcim faktorom, pre ktorý napokon nereflektujú na pracovnú ponuku. Developeri, facility manažéri, exekutívci a odborníci na ľudské zdroje by na to mali myslieť.

„Pre niektorých pracovníkov môže byť open space natoľko odrádzajúci, že preferujú firmy, ktoré nemajú takto riešené pracovné prostredie,“ upozorňuje Jitka Součková, marketingová manažérka personálnej agentúry Grafton Recruitment.

Otvorený priestor neprináša očakávané výhody

„Je napríklad bežné, že v open spaceoch sa kolegovia naťahujú o nastavenie teploty klimatizácie. Zďaleka nielen z tohto dôvodu sa domnievam, že open space neprináša také výhody, ako sa v minulosti očakávalo,“ konštatuje odborníčka z Graftonu.

K rušivým faktorom patria aj nepersonifikované osvetlenie, sústavný pohyb osôb v zornom uhle a najmä zvukový smog. Kóje s paravánmi síce navodzujú aspoň o čosi väčšiu intimitu, ale pre podvedomie sú tiež záťažou: bránia totiž vizuálnemu overovaniu pôvodu ruchov. Práve nemožnosť kontroly nad tým, čo nás obklopuje, vedie k pocitu bezmocnosti. Takáto frustrácia má negatívny dopad na entuziazmus aj zomknutosť tímu, píše Maria Konnikovová pre The New Yorker.

K analogickým záverom dospeli psychológovia Aoife M. Brennanová, Jasdeep S. Chugh a Theresa Klineová z University of Calgary, ktorí skúmali skupinu pracovníkov pred zmenou dispozícií pracovných priestorov, 4 týždne po nej a potom aj s odstupom 6 mesiacov: open space irituje, rozptyľuje a spomaľuje.

Súkromie na prácu preferuje 95 % zamestnancov

Prvé skúsenosti s open space sú staré viac ako sto rokov. Už v roku 1906 sprevádzkovali v New Yorku vzdušnú budovu Larkin Administration Centre z projektantskej dielne chýrneho Franka Lloyda Wrighta. Firma skrachovala v 40. rokoch.

Open space oproti klasickým kanceláriám pojme na rovnakej ploche minimálne 3-násobok zamestnancov a v extrémnych prípadoch až 5-násobok. V otvorenom priestore pracuje 70 % z nás, odhadla International Management Facility Association. Až 95 % zamestnancov pritom považuje súkromie na prácu za dôležité, referuje Steelcase a dodáva, že rušivé vplyvy v open space pripravia každého pracovníka v priemere o 86 minút denne.

Výskumníci z Harvardu Ethan S. Bernstein a Stephen Turban aj prostredníctvom sociometrických osobných snímačov porovnali údaje o správaní vzorky 150 pracovníkov konkrétnej firmy počas troch týždňov pred prestavbou kancelárskych priestorov a za rovnaké obdobie už po zbúraní stien. Prišli na to, že čas strávený rozhovormi tvárou v tvár klesol o 72 %, počet odoslaných e-mailov stúpol o 56 % a iných digitálnych správ pribudlo 67 %, pričom táto korešpondencia bola dlhšia o 75 %.

Pokles produktivity o 15 %

A najpodstatnejšie zistenie Bernsteina s Turbanom: výkonnosť zamestnancov išla nadol. Po internom audite to vedcom potvrdil manažment príslušnej firmy. Exeter University na základe prieskumu bez okolkov konkretizuje, že pokles produktivity v open space je 15-percentný.

LinkedIn s poukázaním na ostatný uvedený údaj vytvoril hypotetický príklad startupu so 100 zamestnancami pri použití súm štandardných pre Kaliforniu (nájomné, mzdy). Klasické kancelárie v Silicon Valley by za rok síce stáli o 172 000 dolárov viac ako open space, ale spomenutých 15 % zbytočne vynaložených miezd by znamenalo položku 750 000 dolárov, čo dáva mínus 578 000 dolárov – financie na zaplatenie ďalších 11-12 ľudí.

Štúdia Dánskeho národného výskumného centra pre pracovné prostredie ukázala, že zamestnávatelia musia pri open space rátať aj s nárastom absencií zo zdravotných dôvodov o 62 % v porovnaní s pracovníkmi v samostatných kanceláriách. Prehľad publikovaný v Asia-Pacific Journal of Health Management konštatuje, že 90 % štúdií na danú tému spája otvorený pracovný priestor so zdravotnými ťažkosťami typu zvýšeného krvného tlaku.

Podľa Oxford Economics 53 % zamestnancov zapojených do prieskumu na predmetnú tému uviedlo, že okolitý ruch znižuje ich spokojnosť a produktivitu. Stotožnilo sa s tým však iba 35 % nadriadených. Možno aj z dôvodu, že 62 % oslovených členov manažmentu pracuje vo vlastnej – s nikým nezdieľanej – kancelárii, zatiaľ čo z podriadených disponuje takýmto privilégiom len 14 %.

Psychológovia z Cornell University v simulovanom teste s účasťou 40 administratívnych pracovníčok zaznamenali po troch hodinách ich práce v mierne rušnom prostredí zvýšenie hladiny adrenalínu. Tento hormón sa spája s odvekou stresovou reakciou organizmu „boj alebo útek“. Navyše, open space podľa tohto výskumu vedie k neergonomickej strnulosti, čo môže ústiť do problémov s pohybovým aparátom, ale aj znižovať motiváciu, koncentráciu a tvorivosť.

Búrať bariéry, ale niektoré ponechávať

Keď odstránite všetky prvky, ktoré poskytujú priestorovú štruktúru na prirodzenú komunikáciu, ľudí to preťaží a stiahnu sa do elektronických útočísk, varuje Cal Newport, autor knihy Deep Work kritizujúcej open space. Je dôležité rúcať bariéry, ale považujem za nemenej podstatné niektoré ponechávať – zdôrazňuje Atossa Abrahamianová vo svojom článku pre Bloomberg Businessweek.

Jediným argumentom v prospech open space teda asi zostáva ten, ktorý zamestnávatelia napospol radšej nepriznávajú a zamestnanci aj bez toho nenávidia: sústavný bezprostredný prehľad manažérov o správaní podriadených. A všeobecne prospešné riešenie? Odborníčka ho vidí v zlatej strednej ceste. „Firmy vrátane tej našej prichádzajú s oddeľovaním jednotlivých tímov, ktorých členovia si potrebujú priamo vymieňať informácie v reálnom čase. V menších kolektívoch už dáva zdieľanie priestoru predsa len väčší zmysel,“ konštatuje Jitka Součková z Graftonu.