Time management - staňte sa pánmi svojho času

Máte pocit, že vám život preteká pomedzi prsty? Nestíhate termíny v práci, nemáte čas na rodinu alebo vaše hobby? Určite nie ste jediný. Len málokto si vie zorganizovať čas tak, aby bol so svojím životom na 100 % spokojný. So správnym time manažmentom sa však k tomuto ideálnu môžete aspoň priblížiť.

 

Prečo time manažment?
 

Anglický výraz time management sa doslovne prekladá ako riadenie času. V skutočnosti však neriadite čas, ten bude plynúť stále rovnako, ale váš prístup k sebe, práci, rodine či svojim záľubám.

Time manažment je súbor nástrojov a prístupov, ktorých využívanie vedie k vyrovnanejšiemu a plnohodnotnejšiemu životu. Nejde pritom len o parametre ČO, KEDY a AKO, ale aj celkovú kvalitu života.

Vďaka time manažmentu si budete vedieť určiť priority, stanoviť ciele, ktoré sa naučíte dosahovať. A hoci je to zo začiatku riadna drina, odmenou vám bude zdravší životný štýl, menej stresu a viac času pre svoju rodinu a kamarátov.
 

Stanovte si priority
 

Ak si hneď na začiatku neurčíte priority, môžete to rovno zabaliť. Aby ste vedeli, čo je skutočne dôležité, mali by ste vychádzať zo svojho hodnotového rebríčka. Rodina, zdravie, peniaze spolu úzko súvisia, no málokedy môžete mať všetko naraz.

Už viete, čo od života chcete? Ak áno, môžete si stanoviť priority, ktoré vám pomôžu s rozdelením jednotlivých úloh podľa dôležitosti:

• Dôležité a urgentné – termínované úlohy, stretnutia, krízové situácie, niektoré telefonáty a e-maily
• Nedôležité a urgentné – oddych, výskum, spoločenské udalosti, štúdium, rodina
• Dôležité a neurgentné – neefektívne stretnutia, niektoré telefonáty, nedôležité a náročné úlohy
• Nedôležité a neurgentné – vyrozprávanie sa, voľno

Celý život budete musieť prehodnocovať svoje priority. Efektívne plánovanie by malo pozostávať z 15 % úloh prvej skupiny, 20 % úloh druhej skupiny a 65 % úloh tretej skupiny. Všetko však závisí od konkrétneho jedinca a jeho hodnotového rebríčka.
 

Dosahujte ciele
 

Už viete, čo je dôležité. Nasleduje stanovenie hlavných a čiastkových cieľov, ktoré vám pomôžu získať späť kontrolu nad svojím časom a životom.

Ako to funguje v praxi?

Vašim snom a zároveň hlavným cieľom je presťahovať sa na pár rokov do Španielska. Aby ste dosiahli hlavný cieľ, musíte si stanoviť čiastkové, ktoré sa ľahšie dosahujú. Takýmto cieľom môže byť napríklad naučenie sa španielčiny. Aj tento cieľ však môžete ďalej špecifikovať tak, že si stanovíte číslo lekcie v učebnici. Takto by ste mohli pokračovať, až sa dostanete k úlohám, ktoré sa dajú stihnúť za jednu hodinu.

Tento postup naozaj funguje a mnoho úspešných ľudí dosahuje svoje ciele práve týmto spôsobom. Čiastkové ciele sú reálne a preto sa ľahšie dosahujú. Ak však dokážete udržať krok s menšími cieľmi, nakoniec sa vám vyplnia aj tie hlavné.
 

Aplikácie vám uľahčia život
 

Na trhu nájdete množstvo voľne stiahnuteľných aplikácií, ktoré vám uľahčia život a jeho plánovanie, pomôžu vám zvýšiť produktivitu vašej práce a sledovať čas strávený na smartfónoch, tabletoch alebo počítačoch. Poznáte tieto tri populárne appky?

• Any.Do využíva viac ako 10 miliónov ľudí na celom svete. Ide o task manager (správca úloh), vďaka ktorému budete mať jednoduchý prehľad o splnených a nesplnených úlohách. Samozrejme nechýba ani alarm či synchronizácia s rovnomenným doplnkom webového prehliadača Chrome.
• Rescue Time je time manažment softvér, ktorý dokáže sledovať vaše aktivity na smartfóne, notebooku či počítači. Pravidelné reporty vám ukážu, ako trávite svoj čas na týchto zariadeniach. Sami možno budete prekvapený, koľko času vám zaberie surfovanie na Facebooku alebo odpisovanie na e-maily.
• Toggl nie sú len obyčajné stopky. S týmto nástrojom môžete sledovať čas strávený na rôznych projektoch, dostávať denné, týždenné či ročné reporty. Toggl môžete využívať priamo na webe, v mobilnom zariadení alebo aj offline priamo vo vašom desktope.
• DropBox nie je time manažment softvér, ale tzv. cloudová služba. Vďaka tejto appke budete mať vždy poruke dôležité dokumenty, obrázky alebo videá, ku ktorým môžu mať prístup aj ďalší ľudia, napr. kolegovia, s ktorými pracujete na spoločnom projekte. Vďaka DropBoxu budete mať rýchly a bezpečný prístup k vášmu digitálnemu obsahu z mobilu, notebooku, tabletu či počítača.

 

Ste ranné vtáča alebo sova?
 

Počuli ste už o výkonnostnej krivke? Sú ľudia, ktorí uprednostňujú pracovať hlavne ráno (ranné vtáča) a poobede sa ich aktivita znižuje. Iní začínajú byť efektívni poobede a ich aktivita klesá neskoro večer alebo v noci (sova).

Je dobré vedieť, kedy ste počas dňa najviac bdelý a koncentrovaný a podľa toho si naplánovať aj svoje aktivity. Rutinu a administratívu si nechajte na čas nízkej efektivity a naopak, dôležité a náročné aktivity riešte, keď vám to myslí najlepšie.
 

Neodkladajte dôležité úlohy
 

Slovo prokrastinácia, ktoré pred desiatimi rokmi takmer nikto nepoznal, dnes rezonuje na každom rohu. Ide o chorobné odkladanie dôležitých vecí na poslednú chvíľu, z čoho pramenia nepríjemné pocity ako stres, pocit viny a vlastnej neschopnosti.

S týmto neduhom sa stretávame najmä u vysokoškolákoch, no čoraz častejšie sa vyskytuje aj u pracujúcich ľudí. A kto je najväčším požieračom času? Ide o aktivity, ktoré vykonávame bez rozmyslu a ktoré nevedú k žiadnemu prospechu:

• Akékoľvek vyrušenie pri práci
• Dlhé prestávky
• Snívanie s otvorenými očami
• Bezcieľne surfovanie po internete
• Chatovanie a skrolovanie na sociálnych sieťach
• Rozprávanie sa s kolegami

 

Príjemné prostredie a prestávky
 

Chcete byť naozaj efektívny? Vytvorte si okolo seba príjemné prostredie, kde sa v tichu budete môcť sústrediť na vašu prácu. Každé prerušenie vás oberá o drahocenný čas a energiu, ktoré by ste mohli využiť efektívnejšie.

Ak vám pri práci dochádzajú sily a už sa neviete na danú úlohu sústrediť, urobte si krátku prestávku alebo choďte na prechádzku. Oddýchnete si od práce, naberiete novú energiu a možno vám napadne nový a lepší prístup k danej úlohe.

Ďalším dobrým tipom, ako zefektívniť svoju prácu, je premyslenie postupu pred každou úlohou. Veľmi dobrou pomôckou je obyčajný papier a pero, kde si môžete danú úlohu nakresliť. Vizualizácia vám pomôže rozmýšľať nad problémom z iného uhla pohľadu.

Počítajte s tým, že nie vždy sa dá stihnúť všetko. Často sa vám skrížia rôzne úlohy a vy si budete musieť vybrať tú s vyššou prioritou. Ak na vás tlačia, nebojte sa vyjadriť svoj názor. Nebojte sa povedať „NIE“ a buďte asertívny voči svojmu okoliu.

Nevieš ako začať?

Zmeňte svoj postoj a osvojte si nové zvyky. Objavte svoje silné a slabé stránky, uvedomte si ich a snažte sa z nich vyťažiť čo najviac.

• Vytvárajte si myšlienkové mapy
• Hlavné ciele si vždy rozdeľte na čiastkové
• Vytvorte si plán na týždeň, a potom pre každý ďalší deň
• Vyhraďte si čas na plánovanie a premýšľanie o úlohách
• Zorganizujte si svoj pracovný stôl
• Analyzujte svoje návyky a zlepšite ich

Time manažment vyžaduje disciplínu, ktorá vás môže najmä na začiatku stáť veľmi veľa úsilia. Ak sa necítite dobre a viete, že váš výkon nie je najlepší, upravte podľa toho svoju prácu a načerpajte novú energiu.
Ciele udávajú smer, ale nezabúdajme, že samotná cesta je to, čo vypĺňa čas medzi dosiahnutými cieľmi. Naučte sa preto pracovať so svojim časom efektívne a žite plnohodnotný život.

Ak vás článok zaujal, pozrite si ďalšie užitočné rady a tipy z našej kariérnej zóny. Dočítate sa, ako využívať sociálne siete pri hľadaní práce, často kladené otázky na pracovných pohovoroch alebo užitočné tipy pre čerstvých absolventov.